Der EU-Gesetzgeber legt die Verantwortung für den lückenlosen Nachweis aller Lenk- und Ruhezeiten in die Hände der Transporteure und Spediteure. Im praktischen Alltag auf der Straße und im Büro ist diese Anforderung für viele Unternehmen bislang aber nur schwer zu realisieren. Mit den üblichen Folgen: Ärger mit Behörden und Versicherungen sowie erhöhte Bußgeldgefahr. Einen Ausweg aus diesem Dilemma bieten vollautomatisierte Fuhrpark-Management-Systeme. Lesen Sie im Interview von All about Sourcing mit dem Branchen-kenner und Berater Thomas Czwalinna, Gründer und Geschäftsführer der TC Beratung GmbH, welche organisatorischen Vorteile der Einsatz eines solchen Systems bietet.
Sourcing: Wie handhaben die Transporteure und Spediteure, Ihrer Beobachtung nach, derzeit die Forderung des Gesetzgebers nach einem lückenlosen Nachweis aller Fahr- und Fehlzeiten?
Czwalinna: Das hängt oft von der Größe der Betriebe ab. Die großen Transportunternehmen mit ihren gewaltigen Flotten – sie stellen etwa 80 Prozent der fahrenden Lkw – haben darauf in den letzten Jahren mit massiven Investitionen in professionelle Fuhrpark-Management-Systeme und die Höherqualifizierung ihrer Fahrer und Mitarbeiter reagiert. Auch viele mittlere und kleine Fuhrparkbetreiber verfügen zwar inzwischen über ein strukturiertes Fuhrpark-management, allerdings fehlt es hier mitunter noch immer an Transparenz, Konsequenz und Problembewusstsein.
Sourcing: Können Sie dafür ein konkretes Beispiel nennen?
Czwalinna: Vor wenigen Tagen erst rief mich ein Unternehmer an – sein Fuhrpark umfasst zwölf Fahrzeuge – dessen Fahrer in Polen kontrolliert wurde. Es gab eigentlich nichts zu beanstanden, bis auf die Tatsache, dass der Fahrer seine unbekannten Zeiten nicht nachweisen konnte. Er hatte keine manuellen Nachträge beim Stecken der Fahrerkarte gemacht. Die letzten 28 Kalendertage konnten nicht lückenlos nachgewiesen werden. Die Konsequenz war ein Bußgeld. Das kommt eigentlich täglich vor. In diesem Fall allerdings wurde der Unternehmer erst durch diesen Vorgang auf die Problematik aufmerksam, da er bisher lediglich Verstöße gegen Lenk- und Ruhezeiten kontrollierte.
Sourcing: Was kann der Unternehmer tun, um derartige Probleme frühzeitig zu erkennen?
Czwalinna: Nicht nachgetragene Zeiten, fehlende Landeskennungen oder auch das Fahren ohne Karte hätte man mit einem automatisierten System ohne großen Aufwand wahrscheinlich eher erkannt und gegebenenfalls beeinflussen können. Zudem werten meiner Meinung nach die meisten Unternehmen lediglich die Daten aus der Fahrerkarte aus. Erst aber, wenn sie auch die Daten aus dem Fahrtenschreiber überwachen, erhalten sie ein allumfassendes Bild über Fuhrpark und Fahrpersonal. Um den Aufwand weitestgehend zu minimieren, empfiehlt sich ein vollautomatisiertes System mit zeitgesteuerten Downloads, Datenimports und der entsprechenden Reporterstellung.
Sourcing: Die Abweichungen werden dadurch schneller und effektiver dokumentiert. Aber welche Konsequenzen leiten sich daraus für Fahrer und Unternehmer ab – etwa wenn der Fahrer keine manuellen Nachträge macht?
Czwalinna: Die Bedienung der Technik und die Einhaltung der Vorschriften erfordert natürlich immer Aufmerksamkeit und Disziplin. Das Argument der Fahrer, dass sie dafür keine Zeit haben lasse ich nicht gelten. Wer sich mit der Technik beschäftigt und die gesetzlichen und technischen Zusammenhänge versteht, für den ist der intelligente Umgang mit dem Fahrten-schreiber und die weitestgehende Einhaltung der Vorschriften ein Kinderspiel. Sicherlich wird es aber trotzdem immer wieder zu verkehrs-, wetter- und fahrzeugbedingten Abweichungen von den Vorschriften kommen. Daraus unternehmensintern die richtigen Maßnahmen abzuleiten, ist Aufgabe der verantwortlich handelnden Personen.
Sourcing: Welche Maßnahmen sollte der Unternehmer denn dabei vorrangig fokussieren?
Czwalinna: Meiner Ansicht nach sind hier drei Faktoren entscheidend. Erstens gilt es, das Wissen der Fahrer dahingehend zur verbessern, dass alle verwendeten Fahrtenschreiber ordnungsgemäß bedient werden können. Dazu gibt es passende Weiterbildungsangebote, bei denen die Fahrer nach dem BKrFQG (Berufskraftfahrer-Qualifikationsgesetz) und nach Art. 33 der VO (EU) 165/2014 geschult werden. Zum Zweiten sollten auch die für den Fahrzeugeinsatz verantwortlichen Personen die Grundlagen der Technik und der aktuellen Vorschriften kennen, um das Fahrpersonal optimal disponieren zu können. Und zum Dritten bietet der Einsatz eines vollautomatisierten Fuhrpark-Management-Systems sichere und lückenlose Routinen. Maßstäbe setzt hier die modulare Softwarelösung ZAMIK von Zauner mit seinem Basismodul ZA-ARC Office für die Archivierung der digitalen Tachographen-Daten und seinen Erweiterungsmodulen ZA-TEL für Telematik, ZA-ZWA für zeitwirtschaftliche Auswertungen und dem ReportService.
Sourcing: Wie dürfen wir uns denn die Arbeit mit einem solchen vollautomatisierten System hinsichtlich der Nachweis-Problematik praktisch vorstellen?
Czwalinna: Ein solches System erledigt die gesamte Organisation hinsichtlich des Handling der digitalen Tachographendaten. Das beginnt beim routinemäßigen Downloaden der Daten von Fahrerkarte und Fahrtenschreiber ohne manuelles Zutun. Die Daten werden automatisch und regelmäßig via Telematik ausgelesen und fließen direkt in die Archivierungssoftware ZA-ARC Office, wo sie vom System importiert, zugeordnet und ausgewertet werden. Entsprech-end einer vorgegebenen Konfiguration werden die Daten dann in verschiedenen Reports als Tabelle oder Grafik per Mail verschickt. Damit erhalten der Unternehmer und/oder die Disponenten einen stets aktuellen Überblick über alle aktuellen Abweichungen. Auf dieser Basis ist nicht nur ein sofortiges Feedback an den Fahrer möglich, sondern es lässt sich auch der Bedarf für weitere Schulungsmaßnahmen erkennen.
Sourcing: Das heißt, der Unternehmer muss dann schon noch selbst aktiv werden?
Czwalinna: Eine vollautomatisierte Komplettlösung wie bspw. ZAMIK deckt mit seiner Soft- und Hardware alle nur denkbaren Eventualitäten ab und stellt dem Unternehmer mit den Reports ein gutes Hilfsmittel zur Seite. Die Rückmeldung an den Fahrer aber muss er freilich selbst geben. Viele Unternehmer erkennen erst nach der Einführung eines vollautomatisierten Fuhrpark-Management-Systems, welche Wissenslücken oder Fehleinschätzungen beim Fahrpersonal vorhanden sind. Dazu zählen insbesondere das Fahren ohne Karte und eine Einschätzung einer eventuellen Bußgeldhöhe. Diese Erkenntnis führt dann meist sehr schnell zu praktischen Konsequenzen. Insofern dient ein System wie ZAMIK nicht nur der logistischen Organisation des Fuhrparks, sondern deckt auch ungeahnte Optimierungs- und Einsparpotenziale auf. Davon profitieren insbesondere die vielen kleinen und mittleren Spediteure, die sich täglich im harten Wettbewerb auf der Straße bewähren müssen.
Sourcing: Herr Czwalinna, wir danken Ihnen für dieses Gespräch.
